Gebruik AI om voor te bereiden, niet om te vervangen, de vragen, bewijs en besluitlog van de facilitator.
Deze gids stelt een workflow voor om een gerichte discovery workshop voor een nieuw productprobleem voor te bereiden. Het is een planningspatroon, geen geclaimde firsthand test, garantie of vervanging voor professioneel oordeel.
Je hebt een aangewezen besluitnemer, deelnemerlijst en bestaand bewijs nodig. Plak geen wachtwoorden, API-sleutels, gezondheidsgegevens, overheidsidentificaties of ongeschwarte klant-/medewerkergegevens in een AI-service tenzij je organisatie dat verwerken expliciet heeft goedgekeurd.
Invoer: probleemstelling, beperkingen en onderzoekslinks.
Verwachte uitvoer: een agenda met timing voor een workshop en een sjabloon voor een besluitlog.
Toolbeschikbaarheid, modelgedrag, planlimieten en voorwaarden kunnen veranderen. Controleer de huidige documentatie van elke leverancier en de accountinstellingen van je organisatie voordat je een workflow configureert.
Schrijf één zin die het besluit beschrijft dat dit werk moet ondersteunen: een agenda met timing voor een workshop en een sjabloon voor een besluitlog. Vermeld wat bevestigd is, wat onbekend is en wie een definitieve versie kan goedkeuren. Zet bronlinks naast materiële claims; gegenereerde tekst is nooit de bron van een claim.
Maak een invoerpakket met probleemstelling, beperkingen en onderzoekslinks. Verwijder namen, directe contactgegevens, accountreferenties en ander materiaal dat niet nodig is voor deze taak. Gebruik bijvoorbeeld een bronlink of interne record-ID in plaats van een geplakt vertrouwelijk document. Stel duidelijk wat de uitvoer niet mag doen: het mag geen besluit over een persoon nemen, niet automatisch publiceren of een onzekere uitspraak als bevestigd presenteren.
Handoff: geef het begrensde briefing, invoerpakket en bronmap aan de persoon die het eerste concept maakt. Die persoon moet kunnen uitleggen waarom elk opgenomen item noodzakelijk is.
Bouw de agenda rond één besluit, niet een open brainstorm. Geef deelnemers het bestaande bewijs van tevoren, zet stille notitietijd in een tijdsblok en eindig met het vastleggen welke aanname wordt getest, door wie en wanneer.
Vraag Claude om een eerste gestructureerde versie, niet om een definitief antwoord. Een bruikbare instructie is: "Gebruik alleen het onderstaande materiaal. Maak koppen, een bewijstabel, open vragen en een concept. Label alles wat niet door het materiaal wordt ondersteund als verificatie nodig.". Voeg de bron-ID's naast de relevante alinea of rij toe.
Lees het resultaat regel voor regel tegen het invoerpakket. Verwijder claims die niet kunnen worden getraceerd en maak onderscheid tussen een bruikbare hypothese en een besluit. De werkende uitvoer op dit moment moet een brongelinkt concept zijn, geen glanzend eindproduct.
Handoff: geef het concept, bronlinks en onopgeloste vragen door aan de domeinreviewer. Vraag de reviewer om met correcties, ontbrekende context en een expliciet ja/nee over gevoelige claims te reageren.
Gebruik Notion AI om de wijzigingen van de reviewer in drie groepen in te delen: vereiste correcties, keuzes die de verantwoordelijke eigenaar moet maken en optionele verbeteringen. Vraag het model niet om een meningsverschil op te lossen of goedkeuring af te leiden. De verantwoordelijke eigenaar bepaalt welke versie de goedgekeurde werkversie wordt.
Gebruik daarna pas Figma AI om de aangevraagde uitvoer te maken: een agenda met timing voor een workshop en een sjabloon voor een besluitlog. Bewaar het brongelinkte werkingsconcept naast de opgemaakte versie. Als een handoff de indeling wijzigt, bijvoorbeeld van notities naar een presentatie, een prototype of een automatisch bericht, vergelijk beide versies op verloren voorbehouden, gewijzigde getallen en misleidende visuele nadruk.
Als automatisering deel van de laatste stap is, configureer dan een benoemde menselijke goedkeuring voordat iets wordt verzonden, gepubliceerd of een record wijzigt. Voeg een stopvoorwaarde, waarschuwing voor fouten en een manier toe om een gedeeltelijke actie ongedaan te maken zonder het bewijsmateriaal te verwijderen.
Handoff: de verantwoordelijke eigenaar keurt de definitieve agenda met timing voor een workshop en het sjabloon voor een besluitlog goed.
Vóór publicatie bevestigt u:
AI kan context weglaten, aannemelijk klinkende fouten produceren en bias reflecteren in het materiaal dat het krijgt. Deze workflow is niet geschikt voor autonome besluiten over personen, gereglementeerde adviezen of onomkeerbare acties. Begin met een klein voorbeeld en controleer op gebruiksgebaseerde kosten, generatiegutschriften, opslag en betaalde-seat-limieten voordat je schaalt.